Verantwoordelijkheid van gedeputeerde staten naar provinciearchivaris

Bijna 400 meter archief vanuit provinciehuis naar Collectie Overijssel

Het archief van het provinciaal Openbaar Bestuur van de periode 1987-1998 wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats Collectie Overijssel. Het gaat om bijna 400 meter archief. Op 7 juli was de ondertekening van de zogenoemde 'Verklaring van Overbrenging'. Commissaris van de Koning Andries Heidema, provinciearchivaris Gerrit Bril en de directeur van Collectie Overijssel Vincent Robijn ondertekenden de verklaring. Hiermee is er weer nieuwe overheidsinformatie openbaar geworden voor onderzoek.

Na enkele jaren van voorbereiding is het nu zover dat in totaal 381 meter archief verhuisd is naar Collectie Overijssel in Zwolle. In opdracht van de provincie gaat Collectie Overijssel voor deze archieven zorgen. De archieven hebben betrekking op verschillende beleidsvelden van de provincie zoals ruimtelijke ordening, water en milieu, economie, verkeer en vervoer, landbouw en bestuurlijke samenwerking. Twee bijzondere archieven zijn toegevoegd: het betreft het archief van de provinciale recreatieconsultent (periode 1959 – 2001) en van de provinciale griffie (1969 – 2000).

Overheden worden in de Archiefwet verplicht om archiefstukken die niet vernietigd mogen worden na 20 jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats en openbaar te maken. Een archiefbewaarplaats is een speciale omgeving die aan strenge eisen moet voldoen en zo is ingericht dat archieven eeuwenlang bewaard kunnen blijven en beschermd zijn tegen achteruitgang, brand, wateroverlast en onbevoegde toegang. Overbrenging is het moment waarop de verantwoordelijkheid voor het betreffende archiefdeel verschuift van gedeputeerde staten naar de provinciearchivaris. Tegelijkertijd valt informatie die is overgebracht niet meer onder de Wet open overheid, maar onder de openbaarheidseisen van de Archiefwet en is daarmee cultureel erfgoed geworden.

Bij overbrenging kan het verantwoordelijke bestuur beperkingen aan de openbaarheid stellen. Er kunnen stukken zijn die nog niet ingezien mogen worden. Dat mag alleen voor een bepaalde tijd. De beperkingen van dit archief zijn gepubliceerd op 14 juni 2023. Na het definitief worden van dit besluit zijn deze beperkingen ook verwerkt in het beschikbaar stellen van dit archief door Collectie Overijssel.

Door de overbrenging wordt het archief direct openbaar en zijn stukken gratis op te vragen en in te zien in de studiezaal van Collectie Overijssel in ANNO Stadsmuseum Zwolle. Deze informatie is nog niet gedigitaliseerd, maar via de digitaliseringsservice van Collectie Overijssel kunnen digitale kopieën opgevraagd worden om thuis nader te bestuderen. Het archiefblok is via de website van Collectie Overijssel en archieven.nl toegankelijk onder nummer 0025.11 - Openbaar Bestuur Overijssel 1987-1998.

2023-07-10 16:06:00

Door: De Zwartewaterkrant | Nieuwsredactie
Artikelcorrectie of aanvulling doorgeven? Meld het ons. Heeft u tips voor onze redactie? Bel dan de tiplijn: 038 - 88 88 853.